Toute information qui concerne une personne physique (individu) et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement.

Un peu plus loin dans ce document, vous retrouverez des exemples concrets de ce qu’est un renseignement personnel.

Tout individu qui communique avec nous, quel que soit le moyen utilisé, ainsi qu’à tout individu au sujet duquel nous recueillons des renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Notre politique continue de s’appliquer même lorsque les objectifs de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels sont atteints. À titre d’exemples, si vous entrez dans l’une ou l’autre de ces catégories d’individus, notre politique de protection des renseignements personnels vous concerne.

Exemples :

• Vous faites affaires avec MICA, par l’intermédiaire de l’un de ses conseillers (donc, vous êtes un client);
• Vous êtes un ancien client;
• Sans être client, vous communiquez avec nous;
• Vous naviguez sur nos sites Web;
• Vous postulez pour un emploi chez nous;
• Vous êtes fiduciaire, mandataire ou liquidateur d’une personne qui fait affaire avec nous.

Principalement lors de discussions et de rencontres tenues avec vous avant et au moment de vous offrir des produits et services, d’ouvrir des comptes, de souscrire à un produit d’assurance ainsi qu’au fil du temps afin de bien vous servir et de maintenir vos renseignements à jour.

Obtention de votre consentement

Nous obtenons toujours votre consentement, sauf si la loi nous autorise à faire autrement.
Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Nous pouvons recueillir ce consentement directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de votre conseiller.

Votre consentement est valide pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous l’avons demandé. Il reste ensuite valide pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans nos calendriers de conservation. (à moins que vous retiriez votre consentement. Voir la section plus bas intitulée « De quelle façon nous respectons vos droits ? »)

Votre consentement est valide uniquement pour les objectifs que nous vous avons déclarés. Si nous souhaitons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas nous permettant de le faire sans obtenir votre consentement.

Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes façons :

• par écrit;
• verbalement;
• par téléphone, incluant par un message automatisé;
• de façon électronique ou numérique ou par rencontre virtuelle vidéo.

Cas où votre consentement n’est pas nécessaire

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi nous le permet, par exemple si l’utilisation est à votre avantage ou si elle est compatible avec l’objectif de la collecte.

Nous pouvons aussi utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement pour respecter nos obligations légales. Par exemple:

• pour nous conformer à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme;
• pour prévenir ou détecter la fraude;
• dans le cadre d’une enquête.

Principalement, nous recueillons vos renseignements personnels auprès de vous directement. De façon générale, sauf exception, vos renseignements personnels seront recueillis par l’entremise de votre conseiller, lequel nous les fournira.

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous ou lorsque vous mettez à jour vos préférences et paramètres de vos comptes. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir des sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.

Dans certaines situations, lorsque nécessaire, nous pouvons aussi en recueillir auprès d’autres personnes, selon les circonstances et selon les produits ou services que vous détenez, comme, par exemple, auprès de :

• votre employeur;
• professionnels avec qui vous faites affaires tels des comptables, fiscalistes, notaires, avocats;
• organismes publics;
• nos représentants;
• références personnelles (candidat à un emploi);
• des agences de renseignement et d’évaluation du crédit;
• des bases de données publiques et privées qui peuvent détenir des renseignements à votre sujet;
• des partenaires dans la distribution de nos produits et services, par exemple des émetteurs de produits ou des compagnies d’assurance;
• un mandataire qui vous représente;

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons. Par exemple :

• par téléphone;
• en personne;
• à l’aide de nos formulaires (papier ou en ligne) et de nos interfaces numériques;
• à l’aide de technologies qui permettent de recueillir des renseignements personnels qui vous concernent telles que les témoins de connexion, ou cookies lorsque vous consultez notre site Web.

Nous recueillons les renseignements personnels qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits plus bas (voir tableau). Autrement dit, les renseignements dont nous avons absolument besoin pour réaliser le mandat que vous nous confiez. Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires pour vous servir au quotidien et pour respecter nos obligations légales.

Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir en tenant compte de la nécessité de les recueillir ou non dépendant de la situation :

Nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels seulement pour atteindre les objectifs mentionnés plus bas. Nous vous informons des buts visés au plus tard au moment de la collecte de vos renseignements personnels.

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis à votre sujet pour vous servir au quotidien et pour respecter nos obligations légales. Si nous prévoyons utiliser vos renseignements personnels pour d'autres raisons que celles-ci, nous vous en informerons, à moins que la loi nous autorise à les utiliser autrement.

Voici les buts qui peuvent être essentiels à notre relation avec vous, selon les produits et services que vous demandez :

Tout d’abord, soyez assuré que nous ne vendons pas et ne vendrons jamais vos renseignements personnels à quiconque.

Dans le cours normal des affaires, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées et à d’autres personnes, organisations ou entreprises, si ceci est nécessaire pour atteindre les objectifs visés et ce, dans le but d’accomplir et réaliser le mandat qui nous est confié par vous.

Dans ce contexte, voici avec qui, par exemple, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels :

• Des partenaires externes fournisseurs de produits et services financiers tels des sociétés émettrices de produits d’investissement ou des compagnies d’assurance;
• Des partenaires externes offrant des services transactionnels qui nous permettent d’exécuter vos transactions;
• Aux tribunaux, à des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires;
• Des sites Web et applications appartenant à d’autres personnes et organisations;
• Des entreprises offrant des services technologiques, de reprographie ou d’expédition de documents;
• Des fournisseurs de services avec qui nous avons conclu des ententes pour la conservation de vos renseignements personnels;
• Une personne agissant pour vous ou à votre demande;
• Une personne détenant un compte conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous;
• Des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel pour accomplir certaines tâches comme la production et l’impression des relevés de comptes.

Il est important de savoir que nous confions uniquement à nos fournisseurs et partenaires externes (tiers) les renseignements personnels nécessaires pour qu'ils s'acquittent de leurs tâches, fonctions et obligations contractuelles conclues avec nous.

De plus, nous nous assurons que ces partenaires externes(tiers) aient de bonnes pratiques en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels.

Nous conservons principalement les renseignements personnels sous notre responsabilité sur le territoire du Québec ou au Canada. Il arrive et pourrait arriver que nous fassions affaires avec des fournisseurs partenaires externes (tiers) qui sont basés ailleurs faisant ainsi en sorte que nous pouvons donc communiquer vos renseignements personnels dans un autre pays ou une autre province. Ils sont alors soumis aux lois de ce pays ou de cette province. Évidemment, nous nous assurons qu’ils aient de bonnes pratiques en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels avant de leurs communiquer ces renseignements.

Tout d’abord, en mettant en place un cadre de gouvernance qui permets d’établir les rôles et responsabilités de chacun au sein de notre entreprise à l’égard de la protection des renseignements personnels.

Nous appliquons des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout incident, peu importe le format sous lequel nous les détenons. Nous nous efforçons d’adapter, de manière continue, nos mesures de sécurité aux progrès technologiques.

Voici un aperçu des mesures mises en place visant à protéger vos renseignements personnels :

Évidemment, non! Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations.

Ceci dit, nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour :

• Atteindre les buts pour lesquels nous les avons recueillis, et;
• Respecter les obligations que nous imposent différentes lois et règlements qui s’appliquent à nos activités.

Et même si vous ne faites plus affaire avec nous, nous devons tout de même les conserver pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales et réglementaires ainsi que pour protéger nos droits encas de litige.

Nous avons mis en place des calendriers de conservation pour établir clairement ces limites. Une fois que le délai de conservation est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive.

Nous pouvons anonymiser certains renseignements personnels avant de les détruire et en conserver une copie. Une fois anonymisés, ces renseignements ne permettent plus de vous identifier et ne sont donc plus considérés comme des renseignements personnels. Nous les utilisons entre autres à des fins de statistiques internes et pour mettre en place des indicateurs de performance.

La destruction et l'anonymisation sont effectuées de façon sûre et sécuritaire, selon les meilleures pratiques existantes.

Droit de modifier votre consentement

Vous pouvez consulter et modifier vos préférences de consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels à tout moment. Sachez toutefois que nous ne pourrons plus vous offrir nos produits et services si vous retirez votre consentement qui nous est essentiel à notre relation avec vous afin de nous permettre vous offrir nos produits et services. Nos obligations contractuelles et légales nous obligent à conserver certains renseignements personnels pour pouvoir continuer de vous servir.

Droit d’accéder à vos renseignements personnels

Vous pouvez en tout temps accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Pour ce faire, vous devez présenter une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels et y expliquer les raisons pour lesquelles vous faites cette demande afin que celle-ci soit bien comprise et de nous permettre d'identifier les documents contenant les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès.

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours après l’avoir reçue, à moins de circonstances particulières. Nous vous informerons si vous devez payer des frais de transcription, reproduction ou transmission.

Nous vous transmettrons une réponse écrite. Nous vous transmettrons notre réponse ainsi que les renseignements auxquels vous souhaitez avoir accès dans un format technologique structuré et souvent utilisé (par exemple, un fichier PDF).

Entre autres choses, vous pouvez nous demander :

• Si nous détenons des renseignements personnels qui vous concernent;
• De quelle façon vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués;
• Si une autre personne ou organisation détient vos renseignements personnels pour nous;
• De consulter les renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Note importante : Nous ne pouvons pas vous transmettre des renseignements qui révéleraient de l’information sur une autre personne.

Droit de modifier, corriger ou rectifier vos renseignements personnels

Si vous désirez modifier des renseignements que nous détenons sur vous, par exemple à la suite d'un changement d’adresse ou un changement dans votre situation personnelle, il est de votre responsabilité de communiquer avec nous ou votre conseiller.

Si vous désirez rectifier des renseignements inexacts ou incomplets que nous détenons à votre sujet, vous devez communiquer avec nous pour en faire la demande et nous fournir les informations nécessaires justifiant votre demande.

Droit de demander de supprimer vos renseignements personnels

Vous pouvez nous demander de supprimer vos renseignements personnels. Toutefois, notre réponse pourrait varier en tenant compte de la situation.

Dans certaines situations, il se pourrait que nous ne puissions pas supprimer vos renseignements personnels tenant compte de nos obligations légales et réglementaires. Si c’est le cas, nous vous expliquerons les motifs pour lesquels nous ne pouvons le faire.

Dans certains cas, la suppression de vos renseignements personnels nous amènera à ne plus pouvoir vous servir ni vous offrir nos produits et services.

Nous pourrions périodiquement apporter des changements à ce document afin de tenir compte de l’évolution et des changements réglementaires et législatifs.

Lorsque nous apporterons des modifications à ce document, nous le mettrons à jour et la version modifiée remplacera la version précédente.

En cas de changements significatifs, nous vous en informerons en temps opportuns par tout moyen approprié.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à ce que nous respections les règles décrites à ce document ainsi qu’à nos obligations imposées par la loi.

Au besoin, vous pouvez nous contacter par écrit aux coordonnées apparaissant un peu plus bas pour :

• Demander de l’aide, nous transmettre un commentaire ou poser toute question en lien avec la protection de vos renseignements personnels;
• Faire une demande de consultation, de correction ou de suppression de vos renseignements personnels;
• Déposer une plainte liée à la gestion de vos renseignements personnels.

Prenez alors soin de nous fournir toute l’information nécessaire qui nous permettra de bien répondre à votre demande et de faire le suivi de celle-ci. (Fournissez-nous votre prénom et nom, votre courriel ou adresse postale et numéro de téléphone ainsi que la nature exacte de votre question ou demande).

Pour toute question ou commentaires en lien avec la protection des renseignements personnels, demande d’accès, demande de rectification ou pour toute plainte, veuillez vous adresser à :
‍
‍MICA cabinets de services financiers
Chef de la protection des renseignements personnels,
7900 boulevard Pierre-Bertrand, bureau 300
Québec (Québec) G2J 0C5
prp@micasf.com